Como a integração com RH, a governança de identidades, os dados de autenticação e a análise de utilização podem transformar o IAM em uma ferramenta de redução de custos operacionais.

Durante anos, as empresas investiram em soluções de Identity and Access Management (IAM) principalmente para proteger acessos, cumprir requisitos regulatórios e reduzir riscos de segurança.

Mas existe uma oportunidade frequentemente negligenciada: utilizar a governança de identidades para reduzir significativamente os custos com licenciamento de software.

Em organizações com centenas ou milhares de colaboradores, aplicações SaaS, sistemas corporativos e ferramentas especializadas, é comum encontrar licenças atribuídas a profissionais que já saíram da empresa, colaboradores que mudaram de função, contas duplicadas e usuários que simplesmente não utilizam os sistemas pelos quais a organização continua pagando.

O problema não está necessariamente na negociação dos contratos de software. Muitas vezes, está na ausência de visibilidade sobre quem realmente precisa de cada licença.

É nesse cenário que o IAM deixa de ser apenas um mecanismo de controle de acesso e passa a atuar como um instrumento de eficiência financeira.

1. Tudo começa no RH: a identidade como origem do ciclo de vida da licença

A primeira oportunidade de otimização está na integração entre os sistemas de Recursos Humanos e a plataforma de IAM.

Quando o RH é utilizado como fonte autoritativa das informações dos colaboradores, eventos como admissões, transferências, mudanças de departamento, afastamentos e desligamentos podem desencadear processos automáticos de concessão, revisão ou revogação de acessos.

Imagine um colaborador que deixa a empresa e possui licenças de Microsoft 365, Salesforce, Adobe Creative Cloud, Jira e outras ferramentas corporativas.

Sem uma integração eficiente, essas licenças podem permanecer atribuídas por semanas ou meses, mesmo após o desligamento.

Com uma estratégia de IAM bem implementada, o processo pode ser automatizado:

• O RH registra o desligamento do colaborador.
• O IAM identifica o evento e inicia o processo de desprovisionamento.
• As aplicações conectadas recebem as instruções de revogação.
• As licenças elegíveis são liberadas para reutilização ou redução contratual.
• O processo é registrado para fins de auditoria e rastreabilidade.

O resultado é a redução do intervalo entre o desligamento de uma pessoa e a recuperação efetiva dos recursos de software que ela utilizava.

É importante observar que desativar uma conta não significa necessariamente liberar sua licença. Dependendo da aplicação, é preciso remover uma atribuição específica, alterar o plano contratado ou executar uma ação adicional.

Por isso, o IAM deve governar não apenas a existência da conta, mas também os direitos e os planos de licenciamento associados a ela.

2. Ter acesso não significa utilizar: o valor dos dados de autenticação

Uma das oportunidades mais interessantes está na correlação entre os acessos concedidos e o comportamento real dos usuários.

Uma organização pode saber que 2.000 colaboradores possuem acesso a determinada aplicação. Mas quantos realmente a utilizam?

A resposta pode estar nos dados de autenticação disponibilizados por soluções de Single Sign-On (SSO) e Identity Providers (IdPs), como Microsoft Entra ID, Okta e outras plataformas.

Essas soluções podem fornecer informações relevantes, incluindo:

• Data e horário da última autenticação.
• Frequência de autenticação em determinado período.
• Aplicações acessadas pelo usuário.
• Tendências de utilização por departamento ou perfil.
• Contas com licenças atribuídas, mas sem autenticação recente.

Com essas informações, o IAM pode identificar candidatos à revisão de licenciamento.

Por exemplo, uma licença atribuída a um colaborador que não acessa determinada aplicação há 90 dias pode representar uma oportunidade de economia.

Entretanto, existe uma distinção fundamental: ausência de autenticação não é necessariamente ausência de utilização.

Aplicações com sessões persistentes, tokens de longa duração, clientes desktop, integrações por API ou autenticação fora do IdP podem apresentar atividade sem gerar novos eventos de login.

Por isso, os dados de autenticação devem ser tratados como indicadores de utilização, e não como prova definitiva de inatividade.

O cenário ideal combina autenticação, telemetria da própria aplicação e informações de negócio.

3. Licenças premium para atividades básicas: o desperdício invisível

Outro problema frequente não está na quantidade de licenças, mas no tipo de licença atribuído.

Considere uma organização que disponibiliza diferentes níveis de licenciamento para uma mesma plataforma.

Determinados colaboradores podem possuir licenças premium que oferecem recursos avançados, enquanto suas atividades exigem apenas funcionalidades básicas.

Isso pode acontecer em ferramentas de colaboração, CRM, analytics, gestão de projetos, desenvolvimento de software e soluções de inteligência artificial.

A integração entre IAM, catálogo de funções e informações de utilização permite identificar possíveis incompatibilidades entre o perfil profissional e a licença contratada.

Entre as oportunidades estão:

• Licenças premium sem uso de recursos avançados: avaliar a possibilidade de downgrade.
• Usuários sem atividade relevante: revisar a necessidade de manutenção da licença.
• Colaboradores transferidos de departamento: reavaliar licenças associadas à função anterior.
• Licenças duplicadas em contas diferentes: investigar possibilidades de consolidação.
• Ferramentas especializadas atribuídas indiscriminadamente: restringir o licenciamento aos perfis que realmente necessitam das funcionalidades.

Essa abordagem pode ser especialmente relevante em ambientes com diferentes níveis de Microsoft 365, Salesforce, Atlassian, Adobe e ferramentas de desenvolvimento.

A decisão, contudo, precisa considerar dependências técnicas, requisitos contratuais e necessidades futuras do usuário.

4. Role-Based Access Control: conceder apenas o necessário também reduz custos

O Role-Based Access Control (RBAC) costuma ser associado à aplicação do princípio do menor privilégio.

Mas ele também pode contribuir diretamente para o controle financeiro.

Quando as aplicações são concedidas por meio de perfis de acesso vinculados às funções dos colaboradores, a organização consegue estabelecer quais ferramentas são realmente necessárias para cada atividade.

Um profissional de Recursos Humanos, por exemplo, não precisa receber automaticamente as mesmas aplicações utilizadas por equipes de engenharia, marketing ou finanças.

Ao estruturar um catálogo de funções e direitos de acesso, o IAM ajuda a evitar o provisionamento excessivo de aplicações e licenças.

A combinação de RBAC com processos de Joiner, Mover e Leaver (JML) permite que o acesso acompanhe as necessidades reais do colaborador durante seu ciclo de vida.

O benefício financeiro aparece principalmente nos processos de movimentação interna.

Quando um colaborador muda de função, é comum que receba novos acessos sem perder todos os anteriores.

Esse acúmulo, conhecido como access creep, representa não apenas um risco de segurança, mas também uma possível fonte de desperdício financeiro.

5. Access Reviews: transformar certificações de acesso em oportunidades de economia

As campanhas periódicas de certificação de acessos são normalmente conduzidas para atender requisitos de auditoria, compliance e segurança.

Mas por que não incorporar informações financeiras a essas decisões?

Imagine uma campanha em que o gestor visualiza não apenas os acessos de sua equipe, mas também indicadores como última utilização, custo mensal estimado e classificação da licença.

Em vez de simplesmente responder se determinado colaborador deve manter o acesso, o gestor passa a compreender o impacto financeiro da decisão.

Uma certificação enriquecida poderia apresentar:

• Aplicação: Software Analytics Pro.
• Custo mensal da licença: € 85.
• Último acesso registrado: há 124 dias.
• Utilização das funcionalidades avançadas: não confirmada.
• Recomendação: revisar a necessidade da licença e avaliar sua remoção ou substituição por um plano inferior.

Essa abordagem aproxima as equipes de IAM, FinOps, TI, Procurement e os responsáveis pelas áreas de negócio.

A governança deixa de perguntar apenas “quem deve ter acesso?” e passa a considerar também “qual é o custo de manter esse acesso?”.

6. Aplicações desconectadas: onde parte do desperdício permanece escondida

Nem todas as aplicações corporativas estão integradas ao IAM.

Muitas organizações ainda possuem sistemas legados, ferramentas departamentais, aplicações adquiridas diretamente pelas áreas de negócio e soluções SaaS sem provisionamento automatizado.

Nesses ambientes, o controle de licenças frequentemente depende de planilhas, solicitações manuais ou revisões realizadas apenas durante a renovação dos contratos.

Essa falta de integração pode dificultar a identificação de usuários desligados, contas duplicadas e licenças sem utilização.

Mesmo quando uma aplicação não oferece conectores nativos, é possível estabelecer mecanismos de governança utilizando APIs, importações periódicas, conectores personalizados ou processos controlados de reconciliação.

O primeiro passo não precisa ser a automação completa.

Ter visibilidade sobre quem possui cada licença já representa um avanço importante para identificar desperdícios.

7. IA e análise de comportamento: antecipando oportunidades de otimização

A evolução das plataformas de IAM, IGA e análise de identidades abre espaço para modelos mais inteligentes de recomendação de licenças.

Com dados suficientes, mecanismos analíticos e inteligência artificial podem ajudar a identificar padrões que seriam difíceis de encontrar manualmente.

Entre as possibilidades estão:

• Identificação automática de licenças com baixa utilização.
• Detecção de perfis semelhantes com custos de licenciamento muito diferentes.
• Previsão de demanda por aplicações e departamentos.
• Recomendações de downgrade baseadas no uso efetivo das funcionalidades.
• Identificação de ferramentas com funcionalidades sobrepostas.
• Detecção de contas duplicadas que consomem licenças adicionais.
• Identificação de licenças atribuídas a identidades sem vínculo ativo com o RH.
• Recomendações de redistribuição de licenças antes da aquisição de novas unidades.

Também é possível identificar situações em que um colaborador utiliza duas ferramentas com funcionalidades semelhantes, criando oportunidades de racionalização do portfólio.

Entretanto, essas recomendações devem passar por validação humana, especialmente quando envolvem aplicações críticas, licenças compartilhadas, necessidades sazonais ou funções que exigem acesso de contingência.

A inteligência artificial deve apoiar decisões mais bem informadas, não remover indiscriminadamente acessos com base em padrões incompletos.

8. O IAM como fonte de dados para FinOps e Software Asset Management

A redução de custos com software não deve ser responsabilidade exclusiva das equipes de IAM.

O maior valor aparece quando os dados de identidade são correlacionados com informações de Software Asset Management (SAM), contratos, centros de custo e processos de FinOps.

Cada disciplina contribui com uma parte da informação:

• Recursos Humanos: informa quem é o colaborador, sua função, departamento e situação contratual.
• IAM e IGA: identificam quais contas, acessos e licenças estão atribuídos.
• SSO e Identity Providers: fornecem indicadores de autenticação e utilização.
• Aplicações corporativas: disponibilizam informações sobre funcionalidades efetivamente utilizadas.
• SAM e Procurement: concentram informações sobre contratos, quantidades adquiridas, custos e condições de renovação.
• FinOps e áreas financeiras: analisam oportunidades de otimização e acompanham os resultados econômicos.

Ao combinar essas informações, a organização consegue priorizar ações com impacto financeiro mensurável.

Essa integração também permite diferenciar uma licença tecnicamente recuperada de uma economia efetivamente realizada.

Por exemplo, remover dez licenças pode não gerar redução imediata de despesas se o contrato possuir um compromisso anual mínimo.

Nesse caso, o benefício pode surgir na próxima renovação, por meio de realocação interna ou da redução de compras futuras.

A economia real depende não apenas da remoção do acesso, mas também do modelo comercial de licenciamento.

9. Quanto uma empresa pode economizar?

Considere uma organização hipotética com 5.000 colaboradores e diferentes aplicações corporativas.

Após correlacionar dados de IAM, RH, autenticação e utilização, a empresa identifica 600 licenças candidatas à revisão.

Depois de validar as necessidades de negócio, 400 licenças são consideradas efetivamente recuperáveis, com custo médio de € 35 por mês.

O cálculo é simples:

400 licenças × € 35 por mês × 12 meses = € 168.000 por ano.

Nesse cenário, a economia potencial anual alcançaria € 168 mil, sem considerar oportunidades adicionais de downgrade, consolidação de ferramentas e prevenção de novas compras.

O valor representa uma simulação ilustrativa, não uma estimativa universal de economia. A redução efetiva das despesas dependerá das condições contratuais, da possibilidade de cancelar ou realocar licenças e dos custos de implementação do programa.

O exemplo demonstra como pequenas ineficiências distribuídas por centenas de aplicações podem representar valores relevantes no orçamento de TI.

10. Como começar um programa de otimização de licenças utilizando IAM?

Uma estratégia eficiente pode ser implementada progressivamente, sem exigir que todas as aplicações estejam integradas desde o primeiro momento.

Etapa 1 — Criar um inventário de aplicações e licenças

Identificar sistemas, responsáveis, usuários, planos de licenciamento e custos associados.

Etapa 2 — Conectar o ciclo de vida das identidades ao RH

Garantir que desligamentos e movimentações sejam refletidos nos acessos e nas licenças.

Etapa 3 — Correlacionar autenticação e utilização

Combinar logs de SSO com informações nativas das aplicações para identificar candidatos à revisão.

Etapa 4 — Priorizar aplicações de maior custo

Concentrar os esforços nas ferramentas com maior potencial de recuperação financeira.

Etapa 5 — Implementar revisões orientadas por custo e risco

Envolver gestores e responsáveis pelas aplicações na validação de remoções e downgrades.

Etapa 6 — Automatizar a recuperação e medir os resultados

Integrar provisionamento, desprovisionamento, gestão contratual e indicadores financeiros.

Entre os indicadores recomendados estão:

• Percentual de licenças sem utilização confirmada.
• Tempo médio de recuperação de licenças após desligamentos.
• Quantidade de licenças recuperadas ou realocadas.
• Economia financeira efetivamente realizada.
• Economia potencial identificada.
• Custo médio de licenciamento por colaborador.
• Quantidade de licenças premium com baixa utilização.
• Percentual de aplicações integradas aos processos de governança.
• Volume de licenças recuperadas antes da renovação contratual.

Essas métricas ajudam a demonstrar o retorno sobre o investimento em IAM de uma forma que vai além dos indicadores tradicionais de segurança.

11. O próximo passo: transformar a otimização de licenças em um processo contínuo

Uma análise pontual pode identificar desperdícios relevantes, mas a maior oportunidade está em estabelecer um processo contínuo de otimização.

Sem governança, licenças recuperadas hoje podem voltar a ser desperdiçadas nos próximos meses.

Por isso, organizações mais maduras podem incorporar verificações automáticas ao próprio ciclo de vida dos acessos.

Por exemplo, antes de conceder uma nova licença, o IAM pode verificar se existe uma licença disponível para reutilização, se o usuário já possui um plano equivalente ou se a aplicação realmente faz parte do perfil necessário para sua função.

Também é possível estabelecer políticas para identificar licenças sem utilização durante períodos definidos, encaminhando automaticamente esses casos para revisão dos gestores.

Outra oportunidade está na antecipação das renovações contratuais.

Ao consolidar informações de utilização e licenciamento antes da negociação com fornecedores, a empresa passa a contar com dados concretos para dimensionar suas necessidades.

Em vez de renovar automaticamente o mesmo volume de licenças, pode negociar com base na demanda efetiva e nas projeções de crescimento.

O objetivo não é simplesmente cortar licenças. É garantir que cada investimento em software esteja associado a uma necessidade real de negócio.

Conclusão: o IAM também pode ajudar a financiar sua própria evolução

A discussão sobre o retorno financeiro de projetos de IAM costuma concentrar-se na redução de riscos, na eficiência operacional e no atendimento a requisitos regulatórios.

Esses benefícios continuam fundamentais.

Mas a capacidade de identificar e recuperar licenças desnecessárias acrescenta uma dimensão diretamente mensurável ao valor da governança de identidades.

Ao integrar RH, IAM, SSO, dados de utilização e gestão de ativos de software, as empresas podem transformar informações que já possuem em decisões financeiras mais inteligentes.

O resultado é uma organização que não apenas controla melhor seus acessos, mas também utiliza seus investimentos em tecnologia de forma mais eficiente.

A pergunta deixa de ser apenas “quem tem acesso a quê?” e passa a incluir “quanto custa esse acesso e qual valor ele realmente entrega ao negócio?”.

Essa mudança de perspectiva pode fazer do IAM um importante aliado na otimização dos orçamentos de TI.

E, em determinados cenários, parte da economia obtida com a recuperação de licenças pode até contribuir para financiar a evolução do próprio programa de governança de identidades.